La certification IFS Broker, pourquoi?

Alors que la mondialisation de la chaîne d'approvisionnements se développe, le sourcing des matières premières et des produits est réalisé de manière différente. Les courtiers, les agences de négoce et les importateurs deviennent le lien qui unit les producteurs et les distributeurs.

L'objectif de l'IFS Broker est d'assurer la qualité et la sécurité des produits en créant un lien entre la production et la distribution.

Le référentiel vérifie que les parties prenantes ont mis en œuvre les mesures appropriées dans leur service afin que les fournisseurs opèrent en accord avec les exigences de qualité et de sécurité des produits.

Depuis septembre 2020, les audits IFS Broker peuvent être réalisés à distance, si ce sont des audits de renouvellement. Cette option est volontaire et doit être validée au préalable par l'entreprise auditée et l'organisme de certification.

La certification IFS Broker, Pour qui? 

Les secteurs concernés sont les suivants :

• Négoce de produits alimentaires* / de produits de droguerie, de parfumerie et d'hygiène (DPH) / de matériaux d'emballage
• Agences de négoce
• Importateurs

*ATeCQ Certification propose uniquement la certification IFS Broker pour le négoce de produits non alimentaires DPH.

La certification IFS Broker, selon quoi?

La certification IFS broker est réalisée selon les exigences listées dans le référentiel Broker.

L’IFS a publié au mois de juin 2021 une nouvelle version du référentiel IFS Broker, version 3.1.

Cette nouvelle version est applicable de façon obligatoire à partir du 1er octobre 2021 et téléchargeable gratuitement via le site de l'IFS en anglais ( traductions à venir).

Les exigences sont listées dans la partie II du référentiel, réparties dans 6 chapitres:

•Responsabilités de la direction

•Système de management de la qualité et de la sécurité des produits

•Gestion des ressources

•Planification et procédé de services

•Mesures, analyses, améliorations

•Evaluation de la protection de la chaîne alimentaire/des produits contre les actes malveillants

La certification IFS Broker, comment?

Avant d’être auditée, la société doit étudier en détail toutes les exigences du référentiel IFS broker.

Afin de réaliser l’audit de certification, la société doit sélectionner un organisme de certification agréé par l’IFS pour effectuer ce type d’audits, tel qu’ATeCQ Certification.

La durée minimale d’un audit IFS Broker est de 6 heures, mais l’organisme de certification doit évaluer de manière précise si une augmentation de cette durée est nécessaire, sur la base des facteurs suivants: le type de services (par exemple, sélection des fournisseurs, développement de produits, organisation d’activités logistiques), le nombre et le volume de produits de négoce, le nombre de pays d’origine et de destination des produits, le nombre de personnes employées sur le site de négoce, le nombre de déviations et non-conformités détectées lors de l’audit précédent.

L’audit est planifié selon les étapes suivantes :

• une réunion d’ouverture,

• une évaluation de la conformité des services, sur la base d’un contrôle documentaire (management du risque, gestion de la qualité, spécifications des produits, résultats des analyses, etc.).

Lors de l’audit, l’auditeur doit s’assurer que des preuves objectives existent pour déterminer si les activités de négoce sont conformes, en délivrant des produits sûrs, légaux et conformes. C’est pourquoi l’auditeur devrait utiliser des échantillons de produits, pour lesquels les spécifications seront utilisées comme fil conducteur lors de l’audit pour vérifier la conformité des services. Les produits sélectionnés peuvent être par exemple les suivants, mais ne sont pas limités  

• un produit à marque du client (si applicable),

• un produit à marque propre (si applicable),

• un produit commercialisé en petite quantité,

• un produit commercialisé en grande quantité.

Lors de la réunion de clôture, l’auditeur présente ses conclusions et commente toutes les non-conformités et déviations identifiées.

L’organisme de certification doit émettre un rapport d’audit et une trame de plan d’actions provisoire pour la société, qui les utilisera comme base pour établir les actions correctives liées aux non-conformités et aux déviations déterminées.

Ce n’est qu’après avoir reçu le plan d’actions complet que la direction de l’organisme de certification pourra prendre une décision au sujet de la certification, et préparer un rapport d’audit final formel. L’émission du certificat dépend des résultats de l’audit et des réponses au plan d’action.

Système de notation:

A Conformité totale 20 points
B (déviation) Conformité presque totale 15 points
C (déviation) Faible proportion de l’exigence respectée 5 points
D (déviation) Exigence non respectée -20 points
Non-conformité majeure. Soustraction de 15 % du nombre total possible de points
KO (8 exigences concernées) Exigence non respectée. Soustraction de 50 % du nombre total possible de points => pas de certification possible.
Avec une note de 95% le site peut être certifié niveau supérieur.
Entre 75 et 95% le site peut être certifié au niveau de base.
En dessous de 75% le site ne pourra être certifié.

Dans l’IFS broker, la même fréquence obligatoire d’audits de 12 mois** est appliquée à tous les types de produits et à tous les niveaux de certification.

**à compter de la date de l’audit et non de la date d’émission du certificat.

RÉSUMÉ DU PROCESSUS DE CERTIFICATION

Décision de certification selon le référentiel IFS Broker

 Commande et lecture attentive du référentiel IFS Broker.

Prise en compte des exigences.

Auto-évaluation du niveau selon le référentiel / premier diagnostic par société externe

 Sélection par la société d'un Organisme de Certification agréé par l'IFS: DETERMINATION DATE / SCOPE / DURÉE D'AUDIT

Facultatif mais recommandé: Préparation et réalisation d'un audit blanc (en interne ou réalisé par un cabinet extérieur)

Réalisation de l'audit de Certification

L'organisme de Certification envoi un prérapport + plan d'action

L'organisme de Certification revoit le plan d'action  complété.

L'organisme de Certification décide de la certification.

Le rapport définitif et le certificat sont à disposition du fabricant sur le portail de l'IFS, sur lequel les accès seront libérés par le fabricant. 

Règles de certification, de suspension, ou de refus de la certification, disponibles sur demande à certification@atecq.com