La certification IFS HPC
La certification IFS HPC*, pourquoi?
Les exigences sans cesse croissantes des consommateurs, les responsabilités de plus en plus importantes des distributeurs, l’augmentation des exigences règlementaires et la mondialisation des flux de produits ont rendu essentiel le développement d’un référentiel uniforme de management de la qualité et de la sécurité des produits de grande consommation.
Il a donc été créé de manière collégiale le référentiel IFS d’audit des fournisseurs de produits de Droguerie, de Parfumerie et d’Hygiène.
Les objectifs premiers de l’IFS sont :
- d’établir un référentiel commun, avec un système d’évaluation uniforme,
- de travailler avec des organismes de certification accrédités et des auditeurs qualifiés,
- d’assurer la transparence et la possibilité de comparaisons tout au long de la chaîne d’approvisionnements,
- de réduire les coûts et le temps liés aux audits, tant pour les distributeurs que pour les fournisseurs en remplaçant les audits fournisseurs par l’audit IFS reconnu par les professionnels du secteur.
*IFS HPC pour International Features Standard – Household and Personnal Care (IFS DPH pour Droguerie Parfumerie Hygiène en français)
La certification IFS HPC, Pour qui?
La certification IFS HPC est destinée à des fabricants de produits de droguerie, de parfumerie et d’hygiène, qu’ils soient à marques de distributeurs, à marque propre ou no name.
L’IFS distingue 4 secteurs de produits non alimentaires de grande consommation :
•Scope 1 : Les produits cosmétiques (ex: le maquillage, les lotions, le shampooing, les crèmes, etc.)
•Scope 2 : Les produits chimiques ménagers (ex : les détergents, les adoucissants, les agents nettoyants, les désodorisants etc.)
•Scope 3 : Les articles ménagers d’usage quotidien (ex : les sacs poubelle, l’essuie-tout, les rouleaux d’aluminium, etc.) et de contact alimentaire (ex : la vaisselle jetable, etc.)
•Scope 4 : Les produits destinés à l’hygiène personnelle (ex : les pinces à épiler, les éponges de bain, le papier toilette, les produits d’hygiène féminine, les brosses à dent, les couches, etc.)
ATeCQ certification peut réaliser la certification des sites de fabrication de ces 4 scopes ainsi que des certifications de scopes combinés avec un seul auditeur.
Contactez-nous pour connaitre le scope qui vous concerne.
La certification IFS HPC, selon quoi?
La certification IFS HPC est réalisée selon les exigences listées dans le référentiel IFS HPC, téléchargeable ici: Standard IFS HPC V3
A ce jour est utilisée la version 3 de l’IFS HPC, applicable depuis le 1er Septembre 2023.
Les exigences sont listées dans la partie II du référentiel. Il y en a en tout 236, réparties dans 5 chapitres:
- Gouvernance et engagement
- Système de management de la sécurité et de la qualité des produits
- Gestion des Ressources
- Procédés opérationnels
- Mesures, analyses et améliorations
La certification IFS HPC: Comment?
[Règles de certification, de suspension, ou de refus de la certification, disponibles sur demande à certification@atecq.com]
Avant d’être auditée, la société doit étudier en détail toutes les exigences du référentiel IFS HPC.
Afin de réaliser l’audit de certification, la société doit sélectionner un organisme de certification agréé par l’IFS et accrédité pour effectuer ce type d’audits, tel qu’ATeCQ Certification.
Durée d’audit :
Un certain nombre de facteurs permettent de déterminer le temps requis pour un audit complet. Ces facteurs comprennent : la taille du site, le type de processus de fabrication, le périmètre de l’audit, le nombre d’analyses de risques et de lignes de fabrication impliquées, la présence éventuelle d’un traducteur, la réalisation d’un audit combiné (plusieurs scopes), le nombre de personnes employées sur le site, le nombre de non-conformités détectées lors de l’audit précédent.
Le temps minimum requis pour réaliser un audit IFS HPC est de 2 jours, dont 1/2 du temps passé sur le terrain.
La société ne peut être auditée qu’au moment où les produits concernés dans le scope sont effectivement en cours de fabrication.
L’audit est composé des cinq éléments suivants :
- une réunion d’ouverture,
- une évaluation des systèmes existants pour la qualité et de la sécurité sur la base d’un contrôle documentaire (évaluation des risques, gestion de la qualité),
- une inspection de terrain et des entretiens avec le personnel,
- Un test de traçabilité complet,
- une préparation finale des conclusions tirées de l’audit,
- une réunion de clôture.
L’auditeur réalise l’audit en évaluant toutes les exigences du référentiel de l’IFS HPC pertinentes par rapport à la structure auditée.
Lors de la réunion de clôture, l’auditeur présente ses conclusions et commente toutes les non-conformités et déviations identifiées.
L’auditeur fourni ensuite sous 10 jours une trame de plan d’actions provisoire pour la société, qui les utilisera comme base pour établir les corrections et les actions correctives liées aux non-conformités et aux déviations déterminées.
Ce n’est qu’après avoir reçu le plan d’actions complet ainsi que les preuves de mise en place des corrections que la direction de l’organisme de certification pourra prendre une décision au sujet de la certification, et préparer un rapport d’audit final formel. L’émission du certificat dépend des résultats de l’audit et des réponses au plan d’action.
Système de notation:
A Conformité totale 20 points
B (déviation) Conformité presque totale 15 points
C (déviation) Faible proportion de l’exigence respectée 5 points
D (déviation) Exigence non respectée -20 points
Non-conformité majeure. Soustraction de 15 % du nombre total possible de points
KO (6 exigences concernées) Exigence non respectée. Soustraction de 50 % du nombre total possible de points => pas de certification possible.
Avec une note de 95% le site peut être certifié niveau supérieur.
Entre 75 et 95% le site peut être certifié au niveau de base.
En dessous de 75% le site ne pourra être certifié.
Dans l’IFS HPC, le renouvellement se fait tous les 12 mois selon un audit intégral reprenant l'ensemble des exigences du référentiel.
RÉSUMÉ DU PROCESSUS DE CERTIFICATION
- Décision de certification selon le référentiel IFS HPC
- Commande et lecture attentive du référentiel IFS HPC / Prise en compte des exigences.
- Auto-évaluation du niveau selon le référentiel / premier diagnostic par société externe
- Sélection par la société d'un Organisme de Certification agréé par l'IFS: DETERMINATION DATE / SCOPE / DURÉE D'AUDIT
- Facultatif mais recommandé: Préparation et réalisation d'un audit blanc (en interne ou réalisé par un cabinet extérieur)
- Réalisation de l'audit de Certification
- L'organisme de Certification envoi un plan d'action
- L'organisme de Certification revoit le plan d'action complété et les preuves de correction.
- L'organisme de Certification décide de la certification.
- Le rapport définitif et le certificat sont à disposition du fabricant sur le portail de l'IFS, qui décide des accès pour sa diffusion.
Et l'IFS Progress, c'est Quoi?
L’IFS PROGRESS HPC, c’est la certification IFS HPC en 3 étapes:
Année 1 // Le niveau basique:
81 exigences du référentiel total, un système de notation moins stricte, et une lettre de confirmation pour formaliser cette étape si le résultat est supérieur à 75%
Année 2 // Le niveau intermédiaire:
127 exigences du référentiel total (les 81 du niveau basique + 48 autres), un système de notation moins stricte, et une lettre de confirmation pour formaliser cette étape si le résultat est supérieur à 75%
Année 3 // Certification IFS HPC classique.
Les conditions de réalisations sont identiques à celle de la certification IFS HPC: critères de calcul du temps, qualification de l’auditeur, scope d’audit.
